Kassennachschau 2025: Sind Sie vorbereitet?

Die Kassennachschau ist ein unangekündigtes Kontrollinstrument der Finanzverwaltung, das Unternehmen mit offenen Ladenkassen oder elektronischen Kassensystemen betrifft. Seit ihrer Einführung hat sie bereits viele Betriebe vor Herausforderungen gestellt. Doch was müssen Unternehmer 2025 beachten, um eine Kassennachschau problemlos zu überstehen?

Was ist die Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung des Finanzamts, die direkt vor Ort stattfindet. Steuerprüfer kontrollieren die Kassenführung, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Fehler können zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder sogar steuerstrafrechtlichen Konsequenzen führen.

Wann und wen betrifft die Kassennachschau?

Die Kassennachschau kann jederzeit während der Geschäftszeiten stattfinden – ohne vorherige Anmeldung. Sie richtet sich an alle Unternehmen, die Bareinnahmen verbuchen, insbesondere:

• Gastronomie
• Einzelhandel
• Handwerksbetriebe
• Dienstleister mit Barzahlungen

Wichtige Anforderungen für 2025

Um auf eine Kassennachschau gut vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen folgende Punkte sicherstellen:

1. Ordnungsgemäße Kassenführung

• Alle Einnahmen müssen lückenlos dokumentiert sein.
• Eine manipulationssichere Kasse mit TSE-Zertifizierung (Technische Sicherheitseinrichtung) ist Pflicht.
• Kassenabschlüsse müssen regelmäßig erfolgen und nicht nachträglich verändert werden können.

2. Alle Unterlagen griffbereit haben

• Tagesabschlüsse und Kassenberichte müssen jederzeit vorzeigbar sein.
• Bedienungsanleitungen und Protokolle der Kassensoftware sind bereitzuhalten.
• Verfahrensdokumentation: Eine schriftliche Beschreibung, wie die Kassenführung erfolgt, ist erforderlich.

3. Typische Fehler vermeiden

Viele Unternehmen begehen Fehler, die bei einer Kassennachschau sofort auffallen. Dazu gehören:

• Nicht erfasste Bareinnahmen
• Fehlende oder fehlerhafte Kassenberichte
• Keine oder veraltete TSE-Zertifizierung
• Unvollständige Verfahrensdokumentation

Ein kleiner Fehler kann große Folgen haben – daher ist eine regelmäßige Überprüfung der eigenen Kassenführung entscheidend.

Was passiert bei Verstößen?

Werden bei einer Kassennachschau Mängel festgestellt, kann das Finanzamt:

• Sofortige Nachfragen oder eine tiefgehende Betriebsprüfung anordnen
• Steuerschätzungen vornehmen, wenn Belege fehlen
• Bußgelder oder Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung einleiten

Wie kann man sich optimal vorbereiten?

Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sollten Unternehmen präventiv handeln:

• Regelmäßige Selbstkontrollen durchführen
• Mitarbeiter in der korrekten Kassenführung schulen
• Eine aktuelle Verfahrensdokumentation bereithalten
• TSE- und Kassenrichtlinien 2025 prüfen

Fazit: Sicherheit durch Vorbereitung

Die Kassennachschau ist eine Herausforderung, die Unternehmen ernst nehmen sollten. Eine gut geführte Kasse und vollständige Dokumentation sorgen dafür, dass eine Prüfung schnell und ohne Komplikationen verläuft. Unternehmen, die sich regelmäßig mit den Anforderungen befassen, können unangekündigte Prüfungen gelassen entgegenblicken.